Solothurn, im September 2023

Datenschutzerklärung

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Mit dieser so genannten Datenschutzerklärung werden im Sinne von Art. 19 und 20 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) vom 25. September 2020 betroffene Personen und potenziell betroffene Personen über die Bearbeitung von Personendaten (namentlich auch über die Beschaffung von Personendaten) durch gfl Rechtsanwälte und Notare informiert.

«Personendaten» (oder nachfolgend auch «Daten») sind alle Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können.

Es ist keine Einwilligung von Seiten betroffener Personen und potenziell betroffener Personen, d.h. von Seiten der Klientschaft, deren Mitarbeitenden oder anderen Kontaktpersonen, von Seiten von Personen, die Anfragen stellen, oder von Seiten von Nutzerinnen und Nutzern der Website https://www.gfl-so.ch/ oder des Informationsdienstes „datenschutzpraxis.ch“ in die Datenschutzerklärung notwendig. Es handelt sich bei der Datenschutzerklärung lediglich um die einseitige Information über Art, Umfang und Zweck der Nutzung von Personendaten.

gfl Rechtsanwälte und Notare behält sich das Recht vor, den Inhalt der vorliegenden Datenschutzerklärung jederzeit und ohne Ankündigung einseitig zu ändern. Es wird daher empfohlen, die Datenschutzerklärung regelmässig auf der Website https://www.gfl-so.ch/ zu konsultieren.

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist folgende Anwaltskanzlei verantwortlich, d.h. die datenschutzrechtlich in erster Linie zuständige Stelle (auch «wir»):

gfl Rechtsanwälte und Notare
Zuchwilerstrasse 21
4500 Solothurn

Sie werden uns unter Umständen Daten übermitteln, die sich auch auf andere Personen beziehen (z.B. über verbundene Personen, Stellvertreter oder vertretene Personen, Verfahrensbeteiligte usw.). Wir gehen in diesem Fall davon aus, dass diese Daten richtig sind und dass Sie uns diese Daten übermitteln dürfen. Da wir mit diesen Personen oft keinen direkten Kontakt haben und sie nicht direkt über unsere Datenbearbeitung informieren dürfen oder können, bitten wir Sie, diese Personen – sofern möglich – Ihrerseits über unsere Datenbearbeitung zu informieren (z.B. durch einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung).

Alle Daten werden auf der Cloud-Lösung der Meta10 AG bearbeitet, welche auf Servern mit Standorten in der Schweiz betrieben wird.

3. Wie bearbeiten wir Daten im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen?

Wenn Sie uns mandatieren bzw. wenn Sie mit uns im Hinblick auf ein Mandat in Kontakt stehen, bearbeiten wir Daten für die Vorbereitung und gegebenenfalls die Durchführung eines Mandats:

Wenn Sie mit uns im Hinblick auf eine Mandatierung in Kontakt stehen, beschaffen und verwenden wir Daten, z.B. wenn Sie uns Instruktionen, Unterlagen und andere Informationen übermitteln. Das betrifft vor allem Daten, die Sie uns bekanntgeben, z.B. Name und Kontaktdaten, Angaben über den Gegenstand einer möglichen Mandatierung und ihre weiteren Umstände, die in diesem Zusammenhang stehenden Unterlagen und die Kommunikation mit Ihnen. Sofern Sie neben uns weitere Unternehmen oder Personen beiziehen (z.B. Stellvertreter, andere Kanzleien, Steuerberater oder andere Experten), können wir – gemäss Ihren Instruktionen – mit diesen Unternehmen oder Personen Informationen austauschen.
Im Hinblick auf ein mögliches Mandat können wir entsprechende Abklärungen vornehmen, bspw. Geldwäscherei-, Konflikt-, Sanktions- und Bonitätsprüfungen, die sich auf Sie oder auf verbundene Personen beziehen. Zu diesen Zwecken können wir von Informationsanbietern entsprechende Angaben beziehen, bspw. von Wirtschaftsauskunfteien, öffentlichen Registern (z.B. dem Handelsregister) und vergleichbaren Informationsanbietern, den Medien und dem Internet weitere Daten entnehmen.
Wenn wir mit Ihnen einen Mandatsvertrag schliessen, bearbeiten wir die Daten aus dem Vorfeld des Vertragsschlusses und Angaben zum Mandatsvertrag (z.B. zum Abschlussdatum und zum Vertragsgegenstand). Auch während und nach der Dauer eines Mandats bearbeiten wir Personendaten. Das betrifft z.B. Angaben zu unseren Dienstleistungen, zu Besprechungen und Sitzungen, zu Zahlungen, zu gegenseitigen Forderungen, zur Beendigung eines Mandats und – falls es zu Auseinandersetzungen im Zusammenhang mit dem Vertrag kommen sollte – auch zu diesen und entsprechenden Verfahren. Im Rahmen unserer Dienstleistungen können wir weitere Personendaten beschaffen und bearbeiten, etwa im Zusammenhang mit Abklärungen, mit der Kommunikation mit Behörden, Verfahrensbeteiligten, Experten und Dritten und im Zusammenhang mit der Teilnahme an Gerichts-, Verwaltungs- und anderen Verfahren. Bei Vertragspartnern, die Unternehmen sind, bearbeiten wir weniger Personendaten, weil das Datenschutzrecht nur Daten natürlicher Personen (d.h. von Menschen) erfasst. Wir bearbeiten aber Daten der Kontaktpersonen, mit denen wir in Kontakt stehen, z.B. Name, Kontaktangaben, Berufsangaben und Angaben aus der Kommunikation, und Angaben über Führungspersonen usw. als Teil der allgemeinen Informationen über Unternehmen, für die wir Dienstleistungen erbringen.

4. Wie bearbeiten wir Daten im Zusammenhang mit Marketing?

Wir bearbeiten Personendaten auch, um und unsere Dienstleistungen zu bewerben:

Veranstaltungen: Wenn wir eine Veranstaltung durchführen, beschaffen und verwenden wir Angaben (insbesondere Kontaktangaben) für die Bewerbung, Verwaltung und Durchführung der Veranstaltung.
Entwicklung von Dienstleistungen: Daten bearbeiten wir auch, um unsere Dienstleistungen zu verbessern und neue Dienstleistungen zu entwickeln, z.B. Angaben aus Rückmeldungen von Ihnen, aber auch Angaben aus Social Media, von Medienbeobachtungsdiensten und aus öffentlichen Quellen. Dazu können wir Daten auch für nicht personenbezogene (statistische) Auswertungen verwenden.
Verzeichnisse und Rankings: Mit Ihrer vorherigen Zustimmung können wir Angaben über Sie und über Mandate verwenden, um bei Anwaltsverzeichnissen und Rankings entsprechende Eingaben zu machen.

5. Wie bearbeiten wir Daten im Zusammenhang mit unserer Website?

Bei der Verwendung unserer Webseite fallen aus technischen Gründen bestimmte Daten an, die in Protokolldateien (Log-Daten) temporär gespeichert werden, vor allem die IP-Adresse des Endgeräts, Angaben über den Internet-Service-Provider und über das Betriebssystem Ihres Endgeräts, Angaben zur verweisenden URL, Angaben zum verwendeten Browser, Datum und Zeit des Zugriffs, und aufgerufene Inhalte beim Besuch der Webseite. Diese Daten sind für uns nicht personenbezogen und werden verwendet, damit unsere Webseite betrieben werden kann, aber auch zur Systemsicherheit und – stabilität und zu statistischen Zwecken.

Unsere Webseite verwendet Google Analytics, ein Service von Google LLC, USA, welcher die Art und Weise, wie unsere Webseite genutzt wird, überwacht und aufzeichnet. Google Analytics tut dies durch das Setzen von kleinen Textdateien, sog. Cookies, auf Ihrem Computer oder anderen Geräten. Cookies erfassen Informationen über die Anzahl der Besucher dieser Webseite, die Besuche auf den einzelnen Seiten sowie die Dauer, für welche diese Webseiten besucht werden. Diese Information ist in aggregierter Form vorhanden und hinsichtlich des Einzelnen nicht identifizierbar. Diese Integraion von Google Analytics erfolgt grundsätzlich über anonymisierte IP-Adressen, indem diese innerhalb der EU/EWR gekürzt werden. Google untersteht dem CH-US sowie dem EU-US Privacy Shield. Informationen zum Datenschutz von Google Analytics finden Sie hier, und falls Sie selbst ein Google-Konto haben finden Sie weitere Angaben hier.

Zudem verwenden wir Google Maps um Karten in unsere Website einbetten zu können. Bei einer solchen Einbettung erfassen die genutzten Dienste aus technisch zwingenden Gründen mindestens zeitweilig die Internet Protocol (IP)-Adressen der Nutzerinnen und Nutzer und setzen eigenständig Cookies.

Sie können die Verwendung von Cookies durch Wahl der entsprechenden Einstellungen in Ihrem Browser ablehnen. Weitere Informationen betreffend Cookies, einschliesslich deren Verwaltung, Ablehnung oder Löschung, finden Sie www.allaboutcookies.or.

6. Wie können wir Personendaten bekanntgeben?

Wir können Personendaten zunächst unseren Klienten im Rahmen eines Mandats bekanntgeben. Aber auch anderen Stellen geben wir – soweit wir von der strafrechtlich geschützten anwaltlichen Schweigepflicht (Art. 321 Schweizerisches Strafgesetzbuch) entbunden sind – Daten bekannt, bspw. Behörden, Gerichten, Verfahrensbeteiligten, Experten und sonstigen Dritten. Wir nehmen zudem verschiedene Leistungen von Dritten in Anspruch, besonders IT-Dienstleistungen (Beispiele sind Anbieter von Hostingleistungen), Versand- und Logistikleistungen und Leistungen von Banken, der Post, von Beratern usw. Dabei können diese Dienstleister im erforderlichen Umfang auch Personendaten bearbeiten. Diese Empfänger befinden sich nicht nur in der Schweiz – sie können sich auch in der EU bzw. im EWR befinden, aber auch in anderen Ländern weltweit. Nicht alle dieser Staaten verfügen über einen angemessenen Datenschutz. Wir gleichen den niedrigeren Schutz durch entsprechende Verträge aus, besonders die sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. In bestimmten Fällen können wir Daten im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben aber auch ohne solche Verträge übermitteln, z.B. wenn Sie in die entsprechende Bekanntgabe eingewilligt haben oder wenn die Bekanntgabe für die Vertragsabwicklung, für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder für überwiegende öffentlichen Interessen erforderlich ist.

7. Gibt es weitere Bearbeitungen?

Ja, denn viele Vorgänge sind ohne eine Bearbeitung von Personendaten nicht möglich, auch übliche und unvermeidliche interne Abläufe:

Kommunikation mit Ihnen: Wenn wir mit Ihnen per E-Mail, per Telefon oder in anderere Weise in Kontakt stehen, bearbeiten wir Angaben über Kommunikationsinhalte über Art, Zeitpunkt und Ort der Kommunikation. Wir empfehlen Ihnen dabei, uns keine vertraulichen Daten mit unverschlüsselter E-Mail zu übermitteln. E-Mail ist kein sicheres Kommunikationsmittel; der E-Mail-Verkehr genügt den Ansprüchen an die Kommunikation besonders schützenswerter Personendaten bzw. an die Kommunikation unter dem Anwaltsgeheimnis nicht. Wer mit gfl Rechtsanwälte und Notare per E-Mail kommuniziert, tut dies auf eigene Verantwortung.

Wir gehen davon aus, dass Personen, die per E-Mail-Verkehr mit uns kommunizieren, mit dieser Kommunikationsart einverstanden sind und damit in die Verwendung von E-Mails durch uns zur Beantwortung der Anfragen einwilligen.

Alle E-Mails an uns werden auf der Cloud-Lösung der Meta10 AG bearbeitet, welche auf Servern mit Standorten in der Schweiz betrieben wird.

Einhaltung rechtlicher Vorgaben: Im Rahmen gesetzlicher Pflichten oder Befugnisse und zur Einhaltung interner Regularien können wir Daten an Behörden bekanntgeben.
IT-Sicherheit: Daten bearbeiten wir auch für die Überwachung, Kontrolle, Analyse, Sicherung und Überprüfung unserer IT-Infrastruktur, aber auch für Backups und die Archivierung von Daten.
Weitere Zwecke: Daten bearbeiten wir im erforderlichen Umfang zu weiteren Zwecken wie z.B. Administration (etwa Kontaktmanagement, Buchhaltung, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen, Evaluation und Verbesserung interner Abläufe, Erstellung anonymer Statistiken und Auswertungen; Wahrung weiterer berechtigter Interessen.

8. Wie lange bearbeiten wir Personendaten?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten, solange es für den Zweck der Bearbeitung erforderlich ist, solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (z.B. um rechtliche Ansprüche durchzusetzen) und jedenfalls, solange Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Massgeblich für die Dauer der Aufbewahrung der Klientendaten sind u.a. folgende gesetzlichen Vorschriften:

Gemäss Art. 958 f. OR sind die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege (z.B. Rechnungen an Klientinnen und Klienten während zehn Jahren aufzubewahren;
Gemäss Art. 127 OR verjähren Forderungen aus Verletzung vertraglicher Pflichten (z.B. Gutachteraufträgen und anwaltliche Mandate) nach zehn Jahren.

9. Was sind Ihre Rechte?

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen und mit bestimmten Einschränkungen folgende Rechte, im Zusammenhang mit Ihren Personendaten:

Sie können eine Kopie Ihrer Personendaten und weitere Angaben über unsere Datenbearbeitung verlangen;
Sie können unseren Datenbearbeitungen widersprechen;
Sie können unrichtige oder unvollständige Personendaten berichtigen bzw. vervollständigen oder durch einen Bestreitungsvermerk ergänzen lassen;
Sie haben das Recht, bestimmte Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, soweit die entsprechende Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist;
Soweit wir Daten auf Basis Ihrer Einwilligung bearbeiten, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf gilt nur für die Zukunft, und wir behalten uns vor, Daten im Fall eines Widerrufs gestützt auf eine andere Grundlage weiterhin zu bearbeiten. Wenn Sie ein solches Recht in Anspruch nehmen wollen, wenden Sie sich gerne an uns (Ziff. 2).

In der Regel müssen wir dabei Ihre Identität prüfen (z.B. durch eine Ausweiskopie).

Sie können sich jederzeit auch beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder bei einer anderen Behörde beschweren.